Bestuursverslag 2023
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 2 3 Voorwoord Het is ons als organisatie in 2023 nog niet gelukt om weer volledig “op formatie te komen”. Wel is het tekort aan triagisten afgenomen, mede doordat we vol inzetten op werven en opleiden van nieuwe medewerkers. Omdat we voor huisartsen en medewerkers op allerlei manieren werken aan het creëren van een frisse werkomgeving waar het prettig werken is en waar vakmanschap centraal staat, zien we dat medewerkers en huisartsen het ook meer naar de zin hebben. Dat komt ook de patiëntenzorg ten goede. Toch worstelen we sinds de coronaperiode nog steeds met een hoog ziekteverzuim onder onze zorgmedewerkers. Een trend die in het gehele zorglandschap zichtbaar is. Met name het tekort aan triagisten, het hoge verzuim en de inspanningen die nodig zijn voor werving, opleiding en scholing maakt dat we gedurende het jaar de begroting hebben moeten bijstellen. Met de verzekeraars zijn daar intensieve en constructieve gesprekken aan voorafgegaan. In voorbereiding op het komende jaar is heel intensief gewerkt aan een nieuw roosterbeleid en aan capaciteitsmanagement, met name gericht op triagisten. Dit moet in de toekomst leiden tot evenwichtiger roosters en werkbelasting. De huisartsen hebben voor het eerst gewerkt met het principe van vrij roosteren. Hoewel in algemene zin de uitkomst van vrij roosteren als een flinke stap voorwaarts is ervaren door de huisartsen, hebben we te kampen gehad met een teleurstellend traject met de implementatie van het roostersysteem en de ondersteuning door de leverancier hierbij. Dat is ook de reden dat we eind 2023, ter voorbereiding op het rooster van 2024, zijn overgestapt op een alternatief systeem. Sinds mei 2023 is Doktersdienst Groningen onderdeel geworden van de nieuw opgezette regionale huisartsenorganisatie DokNoord. Dat heeft ook geleid tot een wijziging in rechtsvorm. Doktersdienst Groningen is nu een bv in plaats van een stichting. DokNoord is de enige aandeelhouder van de bv. Samen met het bestuur van DokNoord en de directies van beide andere bv’s onder DokNoord zullen we de huisartsenzorg nog beter kunnen positioneren in de regio en met name richting ketenpartners. Gelukkig zien we al jaren geen echte toename van de zorgvraag. Het aantal telefonische contacten zien we zelfs enigszins afnemen. Wellicht dat het stimuleren van vooraf raadplegen van digitale triagetool ‘Moet Ik Naar De Dokter’ daaraan bijdraagt. Het aantal visites zagen we in 2023 ook afnemen. Het aantal consulten daarentegen gaf een lichte stijging te zien. Al met al een druk en bewogen jaar met uiteindelijk een bescheiden positief financieel resultaat. Erik Noordhof, Directeur-bestuurder Doktersdienst Groningen Doktersdienst Groningen heeft een intensief jaar achter de rug. Een jaar waarin veel bereikt is en heel hard is gewerkt, ook al moest veel worden overwonnen. Inhoudsopgave Voorwoord 2 1. Organisatieprofiel Doktersdienst Groningen 4 1.1. Kerngegevens 4 1.2. Organisatiestructuur en governance 4 1.3. Medewerkers 5 2. Organisatieontwikkelingen 2023 6 2.1. DokNoord 6 2.2. Route 27 6 2.3. Bezettingsproblematiek 8 2.4. Capaciteitsmanagement 8 2.5. Onderzoek applicatielandschap DDG (Plusmodule) 8 2.6. Nieuwe werkplek 8 2.7. Verhuizing post Leek naar Tolbert 9 2.8. Nieuwe systematiek vrij roosteren huisartsen 9 2.9. Pilotproject VS op de auto 9 2.10. Sociaal scenario; huisartsen werken samen in de nacht 9 2.11. Gedragscode DDG 10 2.13. Communicatie (Plusmodule) 10 2.14. Nieuwe CAO huisartsenzorg 10 3. Kwaliteits- en risocomanagement 12 3.1. Kwaliteitsmanagement 12 3.2. Klachten 13 4. Maatschappelijk verantwoord ondernemen 14 4.1. Opleiding, scholing en ontwikkeling 14 4.2. Werving 14 4.3. Duurzame inzetbaarheid 14 4.4. Goed werkgeverschap en personeelsbeleid 15 4.5. RI & E/BHV-plan 15 5. Onderzoek en ontwikkeling 2023 16 5.1. Tevredenheidsonderzoek patiënten 16 5.2. Tevredenheidsonderzoek huisartsen 16 5.3. Tevredenheidsonderzoek medewerkers 16 6. Toekomst 17 6.1. Zorgcoördinatiecentra en spoedpleinen 17 6.2. Strategische ontwikkeling: Route 27 in 2024 17 6.3. Digitale triage 17 6.4. Nieuw telefoonsysteem 17 7. Raad van commissarissen en vaststelling jaarrekening 19 7.1. Verslag raad van commissarissen 19 7.2. Vaststelling jaarrekening 20 8. Financiële verantwoording 21 8.1. Resultaat 21 8.2. Aantal verrichtingen 21 8.3. Solvabiliteit, liquiditeit en financieringsbehoefte 21 8.4. Financiële risico’s 21 8.5. Financiële instrumenten 21 8.6. Investeringen 21 9. Lijst met afkortingen 22
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 4 5 1. Organisatieprofiel Doktersdienst Groningen 1.1.1. Missie Doktersdienst Groningen biedt de inwoners van Groningen en de Kop van Drenthe deskundige, betrouwbare en eigentijdse huisartsenspoedzorg buiten kantooruren. 1.1.2. Visie DDG is een frisse werkgever waar mensen staan te trappelen om te mogen werken. Doordat wij met overtuiging investeren in een plezierige werksfeer voelen huisartsen en medewerkers zich verbonden met elkaar en met Doktersdienst Groningen. Wij willen een inclusieve organisatie zijn waarin ieders rol en positie gelijkwaardig is en waar medewerkers en huisartsen solidair zijn met elkaar. Omdat iedere patiënt voor ons telt, communiceren we altijd begrijpelijk en met empathie wat huisartsenspoedzorg is. Wij staan voor begripvolle patiëntenzorg met heldere verwachtingen: spoed is spoed. Door echte spoed te filteren van klachten die even kunnen wachten, leveren wij hulp aan inwoners die het echt nodig hebben, ontlasten we de huisartsen en houden we zo de huisartsenzorg bereikbaar en betaalbaar. 1.1.3.Spoedposten en visiteauto’s Doktersdienst Groningen is perifeer beschikbaar en centraal bereikbaar voor patiënten die ons nodig hebben. Om die patiënten te bedienen werken we vanuit vijf huisartsenspoedsposten in Delfzijl, Groningen, Scheemda, Stadskanaal en Tolbert. In de nacht is de huisartsenspoedpost in Groningen open voor consulten. We vullen onze zorgverlening via de posten aan met vijf visiteauto’s die tijdens avond, nacht en het weekend visites afleggen in ons werkgebied. In het weekend overdag aangevuld met een zesde auto vanuit Scheemda. 1.2. Organisatiestructuur en governance Doktersdienst Groningen (DDG) is sinds mei 2023 een besloten vennootschap met een raad van commissarissen en een directeur-bestuurder. Alle aandelen van de bv zijn in bezit van de regionale huisartsenorganisatie DokNoord (coöperatie). De bestuursleden van DokNoord treden in die zin op als aandeelhouder van DDG tijdens de Algemene vergadering van Aandeelhouders. Daarnaast fungeert een ledenraad namens alle bij DokNoord aangesloten huisartsen als advies- en instemmingsorgaan. Tot slot heeft de besloten vennootschap een ondernemingsraad die de belangen van de organisatie en haar medewerkers behartigt en een cliëntenraad die de belangen van de patiënten behartigt. 1.1. Kerngegevens Doktersdienst Groningen (DDG) verzorgt spoedeisende huisartsenzorg tijdens de avond-, nacht- en weekenduren en tijdens feestdagen voor alle inwoners van de provincie Groningen en de Kop van Drenthe. In Nederland is huisartsenzorg 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar en bereikbaar. De diensten in de ANW-uren worden verzorgd door praktijkhoudende en niet-praktijkhoudende huisartsen. 1.3.2. Arbo en verzuim Dit jaar is een commissie VGWM (veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu) vanuit de ondernemingsraad opgericht. Naast een aantal OR-leden zijn hierbij ook de manager Mens & Organisatie en de facilitair (preventie)medewerker betrokken. Deze commissie krijgt in 2024 meer vorm. Periodiek bespreekt de commissie onderwerpen op het gebied van VGWM. DDG heeft een samenwerkingsverband met een aantal externe organisaties. De Risico-inventarisatie & Evaluatie wordt uitgevoerd door Preventie & Werk. Alle acties die hieruit voortkomen, worden geregistreerd in een digitaal Arbo Beheer Systeem en door ons opgevolgd. Op het gebied van verzuimbegeleiding werken wij samen met HCS; met de re-integratiespecialist hebben we periodiek overleg. Arbo & Verzuim wordt periodiek tijdens de diverse werkoverleggen besproken en is een terugkerend onderwerp tijdens individuele ontwikkelgesprekken die jaarlijks met alle medewerkers plaatsvinden. Iedere maandag bespreken leidinggevenden, de afdeling Roosterplanning en de afdeling Mens & Organisatie de lopende ziektegevallen. Hier wordt geen medische inhoud besproken. Waar nodig wordt op individueel niveau actie ondernomen door de leidinggevende en wordt begeleiding vanuit de arbodienst ingeschakeld. Kengetallen over ziekteverzuim, in-, door- en uitstroom vind je in bijlage 3. 1.3.3. Vertrouwenspersoon Slechts één medewerker heeft in 2023 de vertrouwenspersoon benaderd. Onze huidige vertrouwenspersoon heeft aangegeven dat zij haar werk aan het afbouwen is, wat inhoudt dat wij op zoek gaan naar vervanging. 1.2.1. Bestuur en raad van commissarissen Raad van bestuur DDG wordt geleid door één bestuurder, de heer H.B. Noordhof uit Appingedam, die ook directeur is. Raad van commissarissen De raad van commissarissen bestaat uit vijf leden en heeft tot taak toezicht te houden op het werk van de bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen de werkorganisatie Doktersdienst Groningen bv als onderdeel van de regionale huisartsenorganisatie DokNoord. Zo gaat de rvc onder meer na of de doelstellingen van DDG worden gehaald, of wet- en regelgeving wordt nageleefd, welke beleidsstrategie is gekozen en of de organisatie voldoende in control is v.w.b. de bedrijfsrisico’s. Het verslag van de raad van commissarissen lees je in hoofdstuk 7. In bijlage 1 lees je meer over de organisatiestructuur en governance, de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Ook vind je hier ons organogram. 1.3 Medewerkers In deze paragraaf lees je over ons personeelsbestand en de ontwikkelingen daarin. 1.3.1. Medewerkers Bij DDG werken: • triagisten (inclusief coördinerend triagisten); • junior-triagisten; • verpleegkundig specialisten en physician assistants (VS/PA); • callcentermedewerkers (NAW- assistenten); • baliemedewerkers; • teammanagers; • bureaumedewerkers; • chauffeurs (niet in dienst); • huisartsen (niet in dienst). Lees meer over onze medewerkers in bijlage 2.
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 6 7 2. Organisatieontwikkelingen 2023 Dit zijn: Fris werkgeverschap, Begripvolle patiëntenzorg, Digitale zorg met een gezicht, De juiste zorg op de juiste plek, Samen staan voor huisartsenzorg, Groene zorg, Over de provinciegrenzen heen, Perifeer beschikbaar /centraal bereikbaar, Eén regionale huisartsenorganisatie en Wendbaar voor de toekomst. 2.2.1. Route 27, ontwikkelingen 2023 In 2023 hebben wij gewerkt aan de zes van de tien ambities: Fris werkgeverschap, Begripvolle patiëntenzorg, Digitalisering met een gezicht, Wendbare organisatie, Samen staan voor huisartsenzorg en Groene zorg. In het kader van Fris werkgeverschap zijn grote stappen gezet in het eigentijds inrichten van capaciteitsmanagement. Dit heeft geleid tot een nieuw roosterbeleid, actueel zicht op data en een nieuw basisrooster. Tegelijkertijd is in het kader van deze ambitie een start gemaakt met vier zogenoemde ‘frisse bewegingen’. Het doel van deze positieve bewegingen is om een positief werkklimaat te ondersteunen. Een van de bewegingen is Van samen werken naar samenwerken, een beweging waarbij medewerkers, huisartsen en verpleegkundig specialisten/physician assistants met elkaar kennismaken. Dit heeft in 2023 mooie gesprekken opgeleverd. In het kader van Fris werkgeverschap is het afgelopen jaar ook de huisstijl van Doktersdienst Groningen vernieuwd. Dit heeft gezorgd voor een nieuw elan en een frisse uitstraling, zowel binnen als buiten onze organisatie. In het kader van Begripvolle patiëntenzorg zijn in 2023 stappen gezet door onze website te vernieuwen en daar op begrijpelijke taal te vertellen waar DDG voor staat. Met deze patiëntgerichte communicatie zorgt DDG voor het inperken van het aantal nietspoed telefoontjes. Met de introductie van regieartsen is in het kader van Samen staan voor huisartsenzorg een belangrijke ontwikkeling in gang gezet. In 2024 gaan regie-artsen een bepalende, regisserende rol spelen in het spoedzorgproces. In het kader van Digitalisering met een gezicht is in juli 2023 gestart met de digitale zelftriage van moetiknaardedokter.nl (MINDD). Het doel van deze digitale zelf- triage is om de laag urgente calls te vervangen door digitale zelfzorgadviezen. De introductie van MINDD is goed verlopen en het gebruik hiervan neemt naar verwachting in 2024 verder toe. Met de ambitie Wendbare organisatie is de lean filosofie geïntroduceerd binnen DDG. Het projectteam Route27 heeft kennis- gemaakt met meerdere lean instrumenten en hiermee leren werken. In 2023 heeft een aantal studenten van de Hanzehogeschool onderzoek gedaan naar de afvalstromen binnen DDG en de footprint van DDG. Aan de hand van deze informatie zijn duurzame, ambitieuze doelstellingen voor Groene zorg geformuleerd. DDG gaat hier in 2024 verder mee aan de slag. Op de website www.ddgroute27.nl worden alle ambities verder toegelicht. Daar kun je ook het jaarbericht 2023 van Route 27 lezen. 2.1. DokNoord De directeuren van de drie bv’s die onder de paraplu van DokNoord opereren, hebben structureel overleg over de verdere invulling van samenwerking. Afgesproken is dat vooralsnog geen stappen worden uitgewerkt tot vergaande integratie van (onderdelen van) de organisaties. Hierover is het personeel in twee gezamenlijke sessies in 2023 bijgepraat. De directies van de bv’s zitten ook aan bij de bestuursvergaderingen van DokNoord. Daarnaast vindt er frequent uitwisseling van informatie plaats tussen portefeuillehouders van het bestuur en DDG over specifieke onderwerpen die spelen binnen de ANW huisartsenspoedzorg. 2.2. Route 27 In 2023 zijn wij vol enthousiasme aan de slag gegaan met het Route 27 traject. Route 27 helpt ons bij de uitvoering van onze strategische visie: Zorgen voor verandering 2023-2027. We hebben in 2023 een aantal flinke stappen gezet. In de visie Zorg voor verandering staan tien ambities waaraan we deze jaren werken. Die reuring is precies waar Marieke bij gedijt. “Het is de veelzijdigheid van het werk, dat er steeds andere mensen bij je aan de balie komen. Dat spreekt me enorm aan. Ik zou niet zonder dat menselijke contact kunnen.” Ze noemt een paar voorbeelden van wat ze onlangs meemaakte, tot en met “Samenwerken gaat om verhalen delen” Ze kennen elkaar natuurlijk wel, financieel medewerker Beke Vlek en baliemedewerker Marieke Marinus, maar ze zien elkaar bijna nooit. Logisch, zegt Marieke: “Ik werk ‘s avonds en in het weekend en Beke is hier overdag.” Daar komt nog bij dat Beke ook veel thuis werkt. Beke: “Het contact met de mensen die bij de balie komen, die drukte, dat is niets voor mij.” een spontane bevalling op de parkeerplaats aan toe. Het zijn de verhalen die Beke eigenlijk nooit hoort, zegt ze. “Dat is ergens wel jammer. Ik hoor nooit verhalen van de werkvloer. Ik kom er niet mee in aanraking. Nu ik het zo van Marieke hoor, mis ik dat wel.” Tijdens het gesprek wordt de afstand tussen beiden steeds kleiner. De ervaringen van Marieke komen binnen bij Beke. “Ik denk dat het belangrijk is om verhalen met elkaar te delen. Dat zorgt voor begrip van elkaars werk. En hoewel samenwerken door onze verschillende roosters niet mogelijk is, kunnen we wel van elkaar leren. Uiteindelijk werken we wel samen, bij de Doktersdienst.” Marieke Marinus, baliemedewerker Behalve het directe patiëntencontact heeft Marieke een indirect contact “met boven”, zoals ze het noemt. Het gebouw van de Doktersdienst is opgedeeld in een begane grond, waar Marieke werkt, en een kantoorverdieping op de eerste etage. Daar is onder meer de financiële afdeling gevestigd, daar werkt Beke. Als Marieke iets nodig heeft van boven, stuurt ze een mail. “Als ik werk is daar toch niemand aanwezig. Ik stuur een mail en de volgende dag heb ik dan een reactie zodra ik weer met mijn dienst begin. Dat werkt op zich prima.” Als Marieke Beke spontaan uitnodigt om een keertje een avondje mee te draaien achter de balie, is Beke toch wat aarzelend. Ze bekent eerlijk niet zo uit te zien naar ontmoetingen met zieke en geblesseerde mensen. “Al dat bloed en gedoe is niks voor mij.” Volgens Marieke valt dat allemaal reuze mee. Het is juist heel goed om eens te zien hoe alles werkt: “Dan weet je waarom de dingen gaan zoals ze gaan.” “HET IS JUIST HEEL GOED OM TE ZIEN HOE ALLES WERKT: DAN WEET JE WAAROM DE DINGEN GAAN ZOALS ZE GAAN.” Beke Vlek financieel medewerker
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 8 9 2.4. Capaciteitsmanagement In 2023 is doorgepakt met het eigentijds inrichten van capaciteitsmanagement. Gelijktijdig hebben we gewerkt aan een nieuw roosterbeleid voor het zorgproces. Het roosterbeleid beschrijft alle regels en afspraken rond het plannen van roosters en diensten voor alle zorgfuncties binnen DDG. In het roosterbeleid staan alle relevante, noodzakelijke uitgangspunten beschreven voor bijvoorbeeld gezond roosteren en ook de minimale beschikbaarheid per contractduur. Ook is in 2023 een nieuw datamodel gebouwd waarmee een koppeling gemaakt wordt tussen de zorgvraag (patiënten) en de capaciteitsbehoefte (medewerkers). Met deze informatie is in 2023 een nieuw basisrooster opgesteld. De voorbereidingen voor de introductie van dit nieuwe rooster in het derde kwartaal van 2024 zijn eind 2023 van start gegaan. Tot slot is in het afgelopen jaar de keuze gemaakt een van de teammanagers verantwoordelijk te maken voor het capaciteitsmanagement. Met het beleggen van deze verantwoordelijkheid bij deze teammanager is het nieuwe beleid in de toekomst optimaal gewaarborgd. 2.5. Onderzoek applicatielandschap DDG (Plusmodule) In de plusmodule is een aantal cruciale onderwerpen opgenomen. Om te beginnen betreft het een traject voor herijking van onze digitale werkomgeving. Wij zijn in 2022 gestart met het project hoe we de ICT het beste kunnen uitbesteden, waardoor wij ons kunnen richten op een goede ondersteuning van de stafmedewerkers en het primair proces. Ook zijn wij bezig met een aanpassing van het applicatielandschap. Op dit moment gebruikt DDG verschillende applicaties die aangepast moeten worden of die beter vervangen kunnen worden door een ander pakket. Voor dit onderzoek wordt een consultant ingehuurd. Voor wat betreft de HR-applicatie van Afas Profit is er de behoefte om het proces van indiensttreding te verbeteren met workflows en dergelijke. Ter begeleiding hiervan wordt ook een consultant ingehuurd. 2.6. Nieuwe werkplek ICT is een belangrijk onderdeel van het programma Route 27. DDG heeft eind 2022 een nieuwe leverancier gekozen voor ICT en de daarbij horende werkplek oplossing. Na een uitvoerig selectietraject is de keuze gevallen op Deltics, omdat zij qua oplossing, bedrijfsgrootte, cultuur en 24/7 support het beste aansluiten bij onze organisatie. De implementatie was complex omdat niet alleen de software maar ook alle hardware vervangen moest worden. Met vereende krachten hebben we de nieuwe digitale werkplek eind 2023 succesvol geïmplementeerd. Nu de basis met Workspace365 gelegd is, zal de nieuwe digitale werkplek evolueren. Zo kunnen steeds meer programma’s via Single Sign On (SSO) opgestart worden. Ook zal de communicatie van de organisatie steeds vaker via de Hub van Workspace365 plaatsvinden. Deze Hub biedt een meer verbonden werkervaring waar medewerkers gemakkelijk informatie kunnen vinden, wat de samenwerking bevordert. Dit is essentieel om interactie tussen medewerkers te creëren en te behouden, zeker nu we meer hybride willen gaan werken. 2.3. Bezettingsproblematiek Door een flinke inspanning op het gebied van werving en selectie zijn we erin geslaagd het aantal beschikbare (junior-) triagisten te verhogen. Toch was er over heel 2023 nog sprake van een tekort aan (junior-)triagisten. In combinatie met een aanhoudend hoog ziekteverzuim heeft dit geleid tot de inzet van externe triage- capaciteit door De Eerstelijn. Deze noodzakelijke, maar kostbare inzet van externe triagecapaciteit was in 2023 lager dan in 2022, maar nog steeds substantieel. Tegelijkertijd vraagt de continue instroom van nieuwe medewerkers structureel opleidings- en inwerkcapaciteit van de collega’s die daardoor minder inzetbaar zijn in hun rol als triagist. Al met al zijn we er ondanks alle inzet niet in geslaagd om in 2023 volledig op formatie te zitten en de inzet van externe triage tot nul te reduceren. Dit heeft ons aangezet om een nieuw capaciteitsmodel op te tuigen en een nieuw roosterbeleid te formuleren. Deze complexe materie wordt begin 2024 afgerond en zal in het derde kwartaal van 2024 van toepassing zijn. 2.8. Nieuwe systematiek vrij roosteren huisartsen Voor het roosterjaar 2022-2023 heeft DDG gebruikgemaakt van het roosterprogramma van Intershift. Helaas werkte dit systeem niet naar behoren. Er is daarom besloten om voor het roosterjaar 2023-2024 over te stappen naar het roostersysteem van WaarneemApp. De introductie en implementatie van dit systeem is succesvol verlopen. Alle aangesloten huisartsen zijn voor 1 januari 2024 overgezet op WaarneemApp, zodat uiterlijk in februari 2024 het vrij roosteren via de WaarneemApp is gestart. 2.9. Pilotproject VS op de auto In 2022 en 2023 hebben wij anderhalf jaar geëxperimenteerd met de inzet van een verpleegkundig specialist en physician assistants (VS/PA) op de visiteauto van DDG. De VS/PA reed in deze periode visites naar de zogenaamde U1 en U2; de hoog urgente consulten. De pilot is ontstaan vanuit de behoefte te onderzoeken in hoeverre onnodig vervoer door Ambulancezorg én opnames op de Spoedeisende Eerste Hulp (SEH) kon worden verminderd. En of de inzet van de VS/PA zou kunnen leiden tot een toename van uitgestelde zorg aan patiënten door de eigen huisarts. Wanneer zou blijken dat dit een positief effect zou hebben was onze veronderstelling dat met deze werkwijze de zorgkosten zouden afnemen, de patiënt kwalitatief betere zorg zou ontvangen en de zorgprofessionals minder werkdruk zouden gaan ervaren. Om de pilot positief te kunnen vervolgen lag de focus in 2023 op de samenwerking binnen de keten van spoedzorg. DDG heeft actief ingezet om, samen met deze ketenpartners, de inhoudelijke voordelen van deze pilot door te zetten richting ook een positieve financiële impact. Eind 2023 bleek dat we onvoldoende in staat zijn geweest om een betere financiële onderbouwing te laten zien aan de zorgverzekeraars. Ook de inhoudelijke onderbouwing roept nog de nodige vragen op. Desondanks is besloten de pilot te verlengen, aangezien meerdere betrokken partijen vooralsnog potentieel zien voor de toekomst om met de VS/PA op de visiteauto de juiste zorg op de juiste plek te bieden. In 2024 beogen we met een goed onderbouwd eindadvies te komen waaruit de meerwaarde van structurele inzet van de VS/PA op de visiteauto blijkt in zowel financieel als zorginhoudelijk opzicht. 2.10. Sociaal scenario; huisartsen werken samen in de nacht Na instemming door de raad van afgevaardigden (rva) van DDG is de nieuwe werkwijze voor huisartsen in de nacht ingevoerd per 1 april 2023. De wijziging betrof de standplaatsen Groningen, Zuidhorn en Hoogezand. Deze nacht visite locaties zijn samengevoegd in de post Groningen. Hierdoor zijn er nu in de nacht vier huisartsen beschikbaar op de post Groningen. Ook is besloten dat de beschikbare huisartsen samen de taakverdeling bepalen. Er is dus geen onderscheid meer in visitedienst of consultdienst. Met de nieuwe digitale werkplek is DDG weer actueel en voorbereid op de toekomst. We hopen dat deze moderne middelen een bijdrage leveren aan het werkplezier. 2.7. Verhuizing post Leek naar Tolbert In juni 2023 is de post in Leek verhuisd naar Tolbert. Het gebouw van post Leek voldeed niet meer aan de wensen en bovendien liep het huurcontract af. Er is onderzocht op welke locatie we de post konden voortzetten. Er is gekozen voor locatie Tolbert. Hier is DDG onderdeel van een bestaande huisartsenpraktijk. DDG heeft met deze samenwerkingsconstructie al enige ervaring in Delfzijl. In Tolbert gaat het om een nieuw pand, waarin voldoende ruimte is voor het uitvoeren van huisartsenspoedzorg. Een projectteam heeft de overgang van Leek naar Tolbert uitgevoerd. De overgang is goed verlopen en de nieuwe locatie bevalt goed. Voor de patiënten, het werkgebied, betekent de nieuwe locatie wat afstand betreft een kleine verschuiving van ongeveer 1,5 kilometer.
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 10 11 ding van het OZG waarmee onder andere een nieuwe huisartsenspoedpost wordt gerealiseerd. Eind 2023 was er nog geen groen licht om deze plannen daadwerkelijk uit te voeren. 2.13. Communicatie (Plusmodule) Bij de ambities van DDG past een frisse, moderne manier van communiceren. Daarom heeft DDG haar wijze van communiceren, de gebruikte middelen en de uitstraling kritisch tegen het licht gehouden. Dat heeft in 2023 geresulteerd in een nieuwe huisstijl, passend bij DokNoord, met een bijpassende website en andere communicatiemiddelen. We stellen ons steeds de vraag: “Is het fris, is het groen en kan het digitaal?” We focussen meer op digitale middelen, maar zorgen er wel voor dat we ook offline informatie beschikbaar hebben voor die mensen die niet digitaal vaardig zijn. Er is veel aandacht voor begripvolle patiëntcommunicatie en arbeidsmarktcommunicatie. Dat doen we vanaf nu steeds meer met verhalen van en over mensen, in plaats van klinische en afstandelijke teksten. Het vernieuwen een aanpassen van deze communicatiestrategie loopt in 2024 door. 2.14. Nieuwe cao-huisartsenzorg In 2023 is hard gewerkt aan de totstandkoming van een nieuwe cao Huisartsenzorg per 1 januari 2024. De nieuwe cao kon aan het eind van 2023 worden bekrachtigd. Het merendeel van de werkgevers- en werknemerspartijen kan zich vinden in de gemaakte afspraken. De cao bevat verbeteringen in de arbeidsvoorwaarden, maar ook afspraken die bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het is voor iedereen duidelijk dat het belangrijk is om het (blijven) werken in de huisartsenzorg aantrekkelijk te houden. Dit wordt bereikt door een stijging van het salaris en de reiskostenvergoeding en de introductie van een persoonlijk levensfasebudget. Ook is de leeftijd voor verplicht nachtwerk verlaagd van 62 naar 60 jaar. Dit laatste verandert niets voor DDG, omdat wij deze grens van 60 jaar zelf al jaren hanteren. De nieuwe werkwijze heeft een positief effect op de werkdruk in de nacht. Het versterkt het gevoel om er gezamenlijk voor te staan. Ook heeft de aanpassing een positief effect op het veiligheidsgevoel van de triagisten die werken in de nacht. Er zijn voor hen nu meer huisartsen direct beschikbaar voor overleg. 2.11. Gedragscode DDG Uit het medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO), ook wel werkbelevingsonderzoek, is duidelijk geworden dat DDG op het gebied van sociale veiligheid een paar verbeterstappen moet zetten. Met dit in het achterhoofd is de gedragscode vernieuwd. Deze code wordt in 2024 onder de aandacht gebracht van medewerkers en huisartsen. 2.12. Nieuwbouw Post Scheemda Een projectteam, met vanuit DDG een aantal huisartsen uit de omgeving Scheemda en een aantal triagisten en diverse medewerkers van het OZG, heeft in 2023 aan een opzet gewerkt voor nieuwbouw bij de post Scheemda. Dat programma heeft geresulteerd in een ontwerp voor uitbreiIn 2023 kreeg DDG een fris nieuw gezicht. Dat was ook nodig want de uitstraling was behoorlijk verouderd. Té felle rode kleuren, gedateerde fotografie en soms onvindbare informatie op de site. Niet fris en niet eigentijds,” aldus Marian Blaauw, communicatieadviseur van DDG. “We wilden een website die patiënten duidelijk informeert over waar we voor zijn en waar we voor staan. Altijd met een begripvolle houding en toon naar de patiënt. Buro Open begeleidde ons bij de nieuwe huisstijl en we kijken door hun ogen hoe zij de vertaalslag hebben gemaakt van onze organisatie naar een nieuwe huisstijl met een identiteit die herkenbaar en passend is is. Met fris en eigentijds beeld dat vertrouwen en vakkundigheid uitstraalt. En niet te vergeten begrijpelijk woordgebruik.” Perry ten Hoor, communicatiestrateeg en Barry Kok, art director, vertellen. Hoe werkt dat nu om als creatief bureau tot een nieuwe huisstijl te komen? Perry: “Beginnen bij het ‘echte’ begin: de kunst om de essentie waar DDG voor staat op tafel zien te krijgen. Voor DDG was de aanleiding dat hij behoorlijk in beweging was. Een nieuwe visie ’22-’27, de vorming van DokNoord en meer digitalisering aan de patiëntkant. Op weg naar een frisse werkgever waar mensen trots op zijn. Dat maakt dat je als organisatie nadenkt over een aangescherpte identiteit met een passende uitstraling. Kleur kiezen Barry vertelt: “Bij DokNoord was al gekozen voor donkerblauw, lichtblauw, turquoise en roze. DDG gaf aan dat de huisstijl écht wel anders moest, maar het liefst in lijn met DokNoord. Deze laatste mocht wat zakelijk- er en DDG kon wat menselijker en eigentijdser worden. Bij DDG hebben we gekozen voor het menselijke aspect waar het abstracte ‘mensje’ centraal staat”. Roze…? Barry lacht. “Als bureau kijken wij niet raar op van roze in huisstijlen. Maar we merken KERNWAARDEN DDG • Begripvol • Deskundig • Betrouwbaar • Ontwikkelen DDG in een eigentijdse jas regelmatig dat de ‘mannelijke afdeling’ daar wat meer moeite mee heeft. Opmerkingen vallen dan als ‘te frivool’, ‘te gay-isch’ of ‘te vrouwelijk’. Toch werd door jullie unaniem gekozen voor roze als tegenhanger van het blauw en groen. Daar waren we blij mee. Geen esculaap of kruis meer? “Die hebben we eerst wel laten zien, omdat we het oude logo zouden restylen. Maar een esculaap of medisch kruis verwijzen toch naar de situatie van ‘hoe het was’ en die zie je overal dus dat leverde niet echt een onderscheidend, nieuw logo op. Nu zijn de huisstijl en het logo frisser en eigentijdser en sluiten ze aan bij de richting die DDG in wil slaan”, aldus Barry. Wat was voor jullie ‘een puzzel’ in dit proces? Perry: “De vormgeving van DokNoord was complexer dan die van DDG. DokNoord gaf nog weinig handvatten. DDG konden we makkelijker een gezicht geven. DDG gaf al vrij snel een duidelijke richting en wensen mee. Dat werkt vlot en plezierig. DDG is blij met de nieuwe huisstijl logo’s. En daar gaat het uiteindelijk om.”
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 12 13 • Interne Audits Er worden regelmatig interne audits uitgevoerd om de naleving van procedures en processen te controleren. In 2023 zijn de volgende interne audits uitgevoerd: ◦ samenwerking met externe triagebureau ◦ hygiëne op post Groningen ◦ veiligheidsronde op post Groningen ◦ medicatie- en voorraadbeheer posten Tolbert en Stadskanaal. • Externe certificering DDG is HKZ gecertificeerd. HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. • Patiënttevredenheidsonderzoek Vanaf 2023 werkt DDG met een doorlopend onderzoek naar patiënttevredenheid. Meer informatie over patiënttevredenheidsonderzoek leest u in hoofdstuk 5. • Opleiding en scholing Medewerkers ontvangen jaarlijks de nodige training en beschikken over de vereiste competenties voor hun taken. • Afwijkingen en correctieve acties Afwijkingen en evaluaties worden met ingang van juli 2023 vastgelegd in Qbase, een meldingssysteem van Lens-bs. We pakken deze afwijkingen aan door middel van (correctieve) acties en het implementeren van preventieve maatregelen. In Qbase zijn ook evaluatieformulieren opgenomen. Een voorbeeld hiervan zijn formulieren voor leveranciersbeoordelingen. DDG heeft een incidenten- en calamiteitencommissie die onderzoek doet naar incidenten en calamiteiten. Deze commissie rapporteert en geeft advies aan de organisatie om herhaling te voorkomen. De commissie voert onderzoek uit naar incidenten met behulp van de Barrière Failure Analyse (BFA). Deze methode evalueert of de door de organisatie opgezette barrières effectief hebben gewerkt, of dat er tekortkomingen waren die niet zijn voorzien. De BFA richt zich op drie belangrijke aspecten: gedrag (wat ging er mis?), context (wat in de werkomgeving heeft de fout uitgelokt?), en organisatorisch (hoe heeft de organisatie invloed gehad op het gebeurde?) Daarnaast houdt deze commissie zich bezig met het stimuleren van een cultuur van leren en continue verbetering binnen DDG door lessen te trekken uit calamiteiten en deze kennis te gebruiken om processen te verbeteren. • Risicoanalyse Periodiek voert het managementteam een risicoanalyse uit waarin we mogelijke risico’s en bedreigingen voor de organisatie identificeren. Dit kunnen interne of externe factoren zijn die de prestaties, processen of doelstellingen van de organisatie kunnen beïnvloeden. DDG biedt vakkundige en eigentijdse huisartsenspoedzorg. Dat kunnen we alleen waarborgen door voortdurend focus te houden op kwalieit van zorg en risicomanagement. 3.1. Kwaliteitsmanagement DDG richt zich op een voortdurende optimalisatie van het kwaliteitsmanagement en kwaliteitsmanagementsysteem. Binnen DDG zorgt dit voor: • Documentatie Sinds juli 2023 maken we gebruik van Qlink, een module van Lens-bs, om ons kwaliteitshandboek te beheren. Dit kwaliteitshandboek bevat de organisatiestructuur, beleidsrichtlijnen en procedures van DDG. Deze onderdelen zijn beschreven om te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en normen. Periodiek worden evaluaties uitgevoerd om de relevantie van alle documenten in dit handboek te waarborgen. 3. Kwaliteits- en risocomanagement de geldende wet- en regelgeving. Om te voldoen aan deze normen zijn we bezig met een voortdurende evaluatie en verbetering van onze interne processen en beleidsmaatregelen. Binnen het kwaliteitssysteem van DDG hanteren we de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Deze cyclus bevordert een evenwichtige aanpak waarbij zowel ontwikkeling als periodieke verantwoording centraal staan, met als doel voortdurende verbetering van de kwaliteit te waarborgen. Het volledige jaarverslag van de incidenten- en calamiteitencommissie lees je op onze website. 3.2. Klachten Doktersdienst Groningen heeft een klachtentraject waarbij alle klachten na binnenkomst eerst door de onafhankelijk klachtenfunctionaris worden geïnventariseerd. Binnen 5 werkdagen wordt contact opgenomen met de klager. De klager bepaalt hoe de klacht zal worden afgehandeld. Is een klager niet tevreden over het traject van klachtenbemiddeling en/of wil de klager een andere wijze van afhandeling van de geuite onvrede, dan geeft de klachtenfunctionaris uitleg over de mogelijkheden. Na klachtenbemiddeling in 2023 is 1 aansprakelijkstellingsprocedure gestart (in 2024). Na afronding van de klachtenbemiddeling zijn er geen geschillen gestart bij de geschilleninstantie SKGE. Het aantal klachten blijft al jaren op ongeveer hetzelfde niveau. De verhouding tussen het aantal klachten t.o.v. het aantal verrichtigen is al enkele jaren ongeveer 0,15 %, dat wil zeggen dat na ongeveer 0,15 % van het aantal verrichtingen een klacht ingediend is. In het uitgebreide jaarverslag van de klachtenfunctionaris lees je hoe de klachtenbemiddeling in 2023 is uitgevoerd. Het is opvraagbaar bij Doktersdienst Groningen: secretariaat@doktersdienstgroningen.nl. De risicoanalyse omvat de volgende onderwerpen: ◦ processen en middelen, waaron der branchenormen, personeel, ICT, medicatie ◦ governance en strategie ◦ financiën ◦ wet- en regelgeving ◦ politieke risico’s • Systeembeoordeling Jaarlijks vindt er een systeembeoordeling (ook wel managementreview genoemd) plaats waarbij de prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem worden geëvalueerd en verbetermogelijkheden worden besproken. • Continue verbetering Dit doen we door interne audits, feedback vragen van medewerkers en (keten)partners en innovatie door middel van inzet van nieuwe technologieën die de efficiëntie en effectiviteit van onze dienstverlening verbeteren. • Voldoen aan wet- en regelgeving DDG spant zich in om te voldoen aan
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 14 15 meer kostenefficiënte inrichting van deze opleidingstrajecten zijn inmiddels gezet. Met de inzet van groepsgewijze trainingen in ons Skills lab zorgen we ervoor dat (junior-)triagisten sneller inzetbaar zijn. 4.1.3. Stage- en afstudeerplaatsen In 2023 konden we een aantal stagiairs en afstudeerders van diverse studierichtingen een stage- of afstudeerplaats bieden, zowel in het spoedzorgproces als op het bureau. Zij hebben goede onderzoeken afgeleverd met interessante en werkbare resultaten. Jaarlijks leidt DDG in samenwerking met een huisartsenpraktijk een VS of PA op. In september 2023 is een student PA met de MPA-opleiding begonnen. DDG vindt het belangrijk om dit jaarlijks te organiseren en hoopt op deze manier bij te dragen aan de werkdrukverlaging en taakherschikking van huisartsen. Er wordt nog steeds gebruikgemaakt van deelname aan webinars, e-learning en dergelijke, die door diverse aanbieders worden aangeboden. Wel zien we dat de animo in 2023 lager was dan in coronatijd. 4.2. Werving Bij DDG streven we naar gelijke kansen voor iedereen. Alle sollicitanten met de juiste kwalificaties nemen wij serieus in overweging voor vacatures. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in leeftijd, kleur, religie, seksuele voorkeur, genderidentiteit, land van oorsprong of handicap. Door gelijke kansen te bieden, werken wij toe naar een zo divers mogelijk personeelsbestand en een inclusief werkklimaat. Al een aantal jaren werven we zeer actief medewerkers voor het spoedzorgproces. Helaas hebben we nog steeds niet voldoende triageformatie. Binnen alle branches, maar zeker binnen de zorg, is een groot tekort aan medewerkers. Samen met Elann en met de collega’s in Friesland en Drenthe bespreken we deze arbeidsmarktproblematiek. Op dit gebied zouden we graag een samenwerking tussen eerstelijnsorganisaties en opleidingsinstituten in onze regio bewerkstelligen, met als doel het gezamenlijk aanbieden van stage- en arbeidsplaatsen. Dit is geen eenvoudige opdracht en zal dan ook niet op korte termijn kunnen worden gerealiseerd, toch blijven we ernaar streven. 4.3. Duurzame inzetbaarheid DDG heeft duurzame inzetbaarheid hoog op de agenda staan. DDG heeft als streven de ontwikkeling, gezondheid en betrokkenheid van medewerkers te bevorderen. Duurzame inzetbaarheid is een thema dat aansluit bij een frisse werkgever die vitaliteit van organisatie en medewerkers belangrijk vindt. DDG hecht eraan dat medewerkers zich kunnen ontwikkelen en kunnen doorstromen naar een andere functie. Ook proberen we zoveel mogelijk taakverbreding te realiseren. Omdat we te maken hebben met arbeidsmarktkrapte, formatietekorten en werkdruk, probeert DDG een zo gezond mogelijk rooster voor iedereen te realiseren waarbij rekening wordt gehouden met een balans tussen privé, werk en eventuele andere werkgevers. DDG voorziet in een aantal regelingen voor duurzame inzetbaarheid. 4.1. Opleiding, scholing en ontwikkeling De afdeling Opleiding & Scholing is inmiddels onmisbaar binnen DDG en heeft veel taken opgepakt. Belangrijke onderwerpen zijn bijvoorbeeld de nieuwe eisen rond diplomering van triagisten, de opleidings- en scholingsplannen per medewerkerscategorie en heraccreditatie van de organisatie. 4.1.1. Scholingsplan Voor de zorgmedewerkers wordt een scholingsplan opgesteld met verplichte en facultatieve scholing. Voor bureaumedewerkers komt de opleidingsvraag individueel aan de orde tijdens het ontwikkelgesprek. Het aanbieden van mogelijkheden voor een gezamenlijk aanbod en een scholingsjaarplan wordt in de komende jaren bekeken. 4.1.2. Doorontwikkeling opleidingstraject (junior-)triagisten We zijn in 2023 gestart met een doorontwikkeling van het opleidingstraject voor junior-triagisten en triagisten. Het doel van deze doorontwikkeling is om het opleidings- traject te versnellen en opleidingskosten te reduceren. De eerste stappen naar een 4. Maatschappelijk verantwoord ondernemen 4.5. RI&E/BHV-plan 4.5.1. RI&E In 2023 heeft er geen rondgang langs alle locaties plaatsgevonden, dit hoeft ook niet jaarlijks. Wel zijn de vragenlijsten in het digitale ArboBeheerSysteem (ABS) geactualiseerd. Als er wijzigingen zijn, zoals verhuizing van een post, wordt een nieuwe vragenlijst opgesteld en ingevuld. De bijbehorende acties worden met behulp van het ABS doorlopend bijgewerkt door de bevoegde medewerkers. Waar nodig en/of wenselijk worden deze medewerkers geschoold om hun taak goed te kunnen uitoefenen, zoals bijvoorbeeld met een opleiding preventiemedewerker. 4.5.2. BHV De teammanager van post Groningen heeft BHV in zijn takenpakket en staat hierover in nauw contact met de beveiliging van het Martini Ziekenhuis. Bij de andere posten in een ziekenhuis is de BHV ook via het ziekenhuis geregeld. Voor de overige posten staat op de planning van 2024 dat we kijken naar een nieuwe efficiëntere werkwijze. Van de regelingen Gezond bewegen en Aanschaf beeldschermbril wordt veel gebruikgemaakt. Bureaumedewerkers hebben de mogelijkheid om hybride te werken en ook voor de zorgmedewerkers, afhankelijk van de functie, is dit incidenteel mogelijk. Dit laatste wordt in 2024 formeel beschreven en in uitvoering gebracht. 4.4. Goed werkgeverschap en personeelsbeleid DDG wil alle medewerkers een goede en veilige werkomgeving met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden bieden. DDG vindt inclusie, gelijkwaardigheid en diversiteit van het grootste belang. Met het personeelsbeleid ondersteunt en faciliteert DDG in- en externe ontwikkelingen. We willen medewerkers in hun kracht zetten. Vitaliteit is een belangrijk item en daarom is in 2023 een begin gemaakt met een nieuw roosterbeleid en een aantal planregels. Dit zal in de loop van 2024 worden ingevoerd. Net als in voorgaande jaren heeft DDG het doel 10% overformatie te realiseren voor zorgmedewerkers.
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 16 17 5.2. Tevredenheidsonderzoek huisartsen Voor de zomer van 2023 is er een tevredenheidsonderzoek afgenomen onder huisartsen. Het tevredenheidsonderzoek leverde geen acuut spannende inzichten op. In dezelfde periode is DokNoord ontstaan en is DDG een bv geworden. Er is daarom besloten om de resultaten in een later stadium te bespreken met het nieuwe bestuur van DokNoord. Dit gesprek heeft intussen plaatsgevonden. De resultaten van het onderzoek worden breed gedeeld, inclusief de acties. De planning is dat de uitwerking van het onderzoek in het eerste kwartaal van 2024 vorm krijgt. Alle punten die uit het onderzoek naar voren kwamen en die meteen om actie vroegen, zijn al in gang gezet. 5.3. Tevredenheidsonderzoek medewerkers In het voorjaar is een medewerkertevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Binnen DDG heet dit het werkbelevingsonderzoek. De respons was 44,81 procent. De medewerkers geven DDG een 7,43. Dit is een mooi resultaat, maar zeker nog voor verbetering vatbaar. Wel is het resultaat hoger dan in 2020 (7). 5.1. Tevredenheidsonderzoek patiënten Vanaf 2023 werkt DDG met een doorlopend onderzoek naar patiënttevredenheid. Dit onderzoek is gevormd rond de pijlers die de kern vormen van een positieve zorgervaring, namelijk communicatie en bejegening, wachttijd voor afspraken, gezamenlijke besluitvorming, zorg op maat, effect van de behandeling, respect voor privacy, de deskundigheid en kennis van onze hulpverleners. Deze indicatoren zijn de richtlijnen bij het meten van tevredenheid. Zo kunnen we verbeteringen realiseren of verder groeien. Het gemiddelde waarderingscijfer over 2023 is een ruime 8. Daar zijn we als organisatie blij mee, ook al blijven we kijken naar mogelijkheden om de patiëntervaring te verbeteren. 5. Onderzoek en ontwikkeling 2023 6.2. Strategische ontwikkeling: Route 27 in 2024 In 2024 gaan we verder met de ambities waar in 2023 ook aan is gewerkt. De nadruk zal dit jaar liggen op Fris werkgeverschap, Digitalisering met een gezicht, Samen staan voor huisartsenzorg en Groene zorg. We voegen hier nog de ambitie Perifeer bereikbaar/centraal beschikbaar aan toe. Dit doen we omdat de ontwikkelingen voor vorming van zorgcoördinatievoorzieningen in een stroomversnelling zijn geraakt. DDG haakt op deze manier aan bij de ingezette landelijke en regionale ontwikkelingen. 6.3. Digitale triage In 2023 is voor het eerst de digitale triage- tool Moet ik naar de dokter (MINDD) ingezet. Deze tool is geplaatst op de hoofdpagina van onze website en is het eerste wat patiënten tijdens onze openingstijden zien. We focussen in onze digitale communicatie meer op de website (en deze tool) dan op ons 0900-nummer. MINDD helpt patiënten om binnen twee minuten in te schatten of ze met spoed een huisarts nodig hebben of niet. Zo hopen we het aantal niet-spoedeisende telefoontjes terug te dringen en daarmee de druk op de spoedposten te verlagen. In 2024 onderzoeken we mogelijkheden om een directe koppeling te maken tussen deze (of een andere) digitale triagetool en ons call-managementsysteem. 6.4. Nieuw telefoonsysteem De visie van DDG en de veroudering van het huidige systeem vragen om een grondige modernisering van het telefoonsysteem. Daarom is DDG medio 2023 gestart met het verkennen van de telefoniemarkt. Daarvoor heeft een projectgroep van medewerkers uit diverse disciplines in kaart gebracht wat de wensen en eisen van de organisatie zijn. Voor de selectie van leveranciers hebben we gebruikgemaakt van de ervaringen van onze collega’s zoals Medrie en Dokterszorg Friesland. We hebben inmiddels de keuze gemaakt voor Vcare. De oplossing van Vcare is toegespitst op de vraag en behoefte in huisartsen(post)land en sluit daardoor zeer goed aan bij DDG. Zo is er bijvoorbeeld een koppeling met Viplive Topicus waardoor je automatisch inlogt bij Vcare. Ook is er een koppeling met MINDD en zijn er tal van andere slimme functionaliteiten die het gebruikersgemak verhogen. Voor de implementatie koersen we op het tweede kwartaal van 2024. 6.1. Zorgcoördinatiecentra en spoedpleinen Het Integraal Zorgakkoord (IZA) heeft een planvisie opgezet over regionale zorgcoördinatiecentra en spoedpleinen. Het regionaal overleg acute zorg (ROAZ) heeft een bestuurlijk akkoord gegeven op deze visie, waarbij het Acute Zorgnetwerk Noord Nederland (AZNN) de uitwerking van de visieplannen ondersteunt. De planvisie wordt uitgewerkt in een aantal werkgroepen. DDG is in een aantal van die werkgroepen vertegenwoordigd. Een onderdeel waar DDG mee te maken krijgt, is het samenwerken met GGZ en thuiszorg. Samen met Lentis (GGZ) zijn er plannen gemaakt om verpleegkundigen van Lentis bij DDG te stationeren en psychiatrische beoordeling te DDG mogelijk te maken. Deze plannen zullen in 2024 worden uitgerold. De volgende stap is de samenwerking met verpleegkundigen van de thuiszorg tijdens avond-, nacht- en weekenduren (ANW). 6. Toekomst
Bestuursverslag | Doktersdienst Groningen 18 19 De governance is hierdoor ingrijpend veranderd in die zin dat DDG niet meer bestaat als zelfstandige stichting, maar nu als één van de werkmaatschappijen functioneert binnen de coöperatie DokNoord. Naast bovengenoemde bestuurlijke aangelegenheden was de overschrijding van het personeelsbudget een thema dat veel aandacht vroeg van de rvc in 2023. De rvc vergaderde in het afgelopen jaar viermaal regulier. Naast de vaste agendapunten zoals financiële rapportages, klachten en toetsing aan branchenormen, personele zaken en organisatieontwikkelingen kreeg het verloop van het proces rondom DokNoord ruimschoots aandacht. In maart was een gepland overleg met de ondernemingsraad (OR) en de cliëntenraad (CR). Hierbij werd geconstateerd dat dit laatste gremium nog niet naar behoren functioneert. De concept-jaarrekening werd ingebracht in de rvc vergadering van 18 maart 2023. De jaarrekening zorgde met de genoemde budgetoverschrijding voor veel vragen, waardoor een extra verdiepende vergadering op een later tijdstip noodzakelijk werd. In deze extra vergadering zijn afspraken gemaakt over de financiële awareness bij het management van DDG en de verbetering van de communicatie met de rvc hieromtrent. De jaarrekening 2022 is in de vergadering van 8 juni 2023 besproken en goedgekeurd. 7.1. Verslag raad van commissarissen 7.1.1. Leden raad van commissarissen Functie Naam Woonplaats Voorzitter De heer. A.J. de Greeff Appelscha Lid De heer R.A. Koops Drachten Lid De heer B.C. Maats Gorredijk Lid Mevrouw B.M.J. Pelzer Nieuwe Pekela Lid Mevrouw M.C.A. Tappel Groningen De raad van commissarissen (rvc) heeft tot taak toezicht te houden op het werk van de bestuurder en op de algemene gang van zaken binnen de werkorganisatie DDG als onderdeel van de regionale huisartsenorganisatie DokNoord. De rvc gaat onder meer na of de doelstellingen van de werkorganisatie worden gehaald, of de wet- en regelgeving wordt nageleefd, welke beleidsstrategie er is gekozen en hoe het staat met de risicobeheersing. De rvc bestaat uit vijf leden. Tussen de leden van de raad bestaat geen portefeuilleverdeling. Wel wordt bij de samenstelling van de raad steeds gelet op voldoende vertegenwoordiging van specifieke deskundigheid, zoals juridische, zorg-organisatorische, financiële, bestuurlijke en huisartsgeneeskundige expertise. 7.1.2. Thema’s 2023 2023 was een overgangsjaar in verband met de start van de nieuwe regionale huisartsenorganisatie DokNoord, waarvan DDG per 1 mei 2023 een onderdeel is geworden. 7. Raad van commissarissen en vaststelling jaarrekening Binnen vijf jaar verleent Doktersdienst Groningen haar diensten via meerdere communicatiekanalen om patiënten doelgericht te helpen. Daarnaast kunnen medewerkers en huisartsen de juiste zorg verlenen met een hybride vorm van werken. Daniël Kruizenga, data-analist Met de komst van de nieuwe website zijn er grote stappen gemaakt. Niet alleen ziet het er fris en aansprekend uit, ook achter de schermen zijn er flinke verbeteringen doorgevoerd. Daniël Kruizenga is als data-analist bij DDG betrokken bij het zo efficiënt mogelijk maken van de digitale patiënten- communicatie. Doelgerichtheid is volgens hem van wezenlijk belang voor het succes van de onderneming. Het afgelopen jaar is dat voluit in gang gezet. Een positieve ontwikkeling is dat door de koppeling van de widget met de website onze beschikbaarheid voor spoedgevallen sterk verbetert. Als de patiënt via de widget het advies krijgt dat direct contact met de huisartsenpost niet nodig is en dit opvolgt, heeft dat een positief effect op onze bereikbaarheid. Daarom laten we zoekmachines verwijzen naar de widget. Met hulp van MINDD voert DDG campagne om onze website en gebruik van de widget te promoten. Een onhandig neveneffect is dat Google die verbeterde vindDaniël: “Vorig jaar hebben we de MINDDwidget in onze website geïntegreerd. Dat is een hele verbetering gebleken. Op een dashboard kunnen wij alle data inzien. Op basis daarvan kunnen we straks veel doelgerichter en efficiënter werken.” De data waarover Daniël spreekt, zijn bijvoorbeeld de aantallen bellers. “Door de week verwerkt de widget tussen de dertig en vijftig digitale adviesaanvragen en in het weekend honderd tot honderdvijftig. Dat is nuttige informatie voor ons, vooral als je kijkt naar één van de belangrijke doelen die we voor ogen hebben: hoe kunnen we niet-spoedgevallen filteren van de echte spoed? Die vraag willen met behulp van digitale kennis oplossen.” baarheid ook opmerkt, zegt Daniël. “Google merkt de toename op en zet ons keurig bovenaan in de zoeklijst, direct met een telefoonnummer erbij. Op die manier komt onze widget niet aan bod. Dat is niet handig voor onze dataverzameling, maar ook niet voor de beller. Die mist namelijk belangrijke informatie. Daar werken we nu aan.” De toepassing van de widget op de site is de eerste belangrijke stap, vindt Daniël. “De digitale voordeur is er nu, in 2024 gaan we de widget koppelen aan de telefooncen- trale en dan maken we echt grote stappen. Nu lijkt de trend positief, maar na koppeling met telefoniesysteem kunnen we straks met meer zekerheid zeggen of de mensen onze diensten goed weten te gebruiken.” “MINDD gaat nu al veel doelgerichter en efficiënter, straks helemaal”
www.doktersdienstgroningen.nlRkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=